KALEM ŞEFLİĞİ

Kalem Şefliği Görev Yetki ve Sorumlulukları

Müdür ya da Bölüm Şefleri tarafından tevdii edilen işleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler ve bu yönetmelik esaslarına göre yapar veya bu işleri memurları vasıtasıyla yapar. Görevlerini plan ve program dahilinde ve zamanında neticelendirir.

Müdürlük dahilindeki tüm personelin izin ve rapor düzenli bir biçimde idame ettirilmesini sağlar.

Personel ve muhasebe işlerinden ilgili memurlarla birlikte, kendisine ait görevlerden de şahsi mesuliyete haizdir.

Müdürlük demirbaşındaki zimmetli eşyaları koruyarak, bunların her yılbaşı dökümünü ve sayımını yapar.

Resmi tebliğleri Müdürlük adına tebellüğ eder.

Müdürlüğe gelen-giden evrakın, dosyaların ve diğer vesikaların kayıt havale, zimmet ve dosyalama işlemlerini yürütür.

Müdür, birim amirleri arasında havale edilen evrakları takip eder, zimmet kayıtlarını tutar.

Gelen yazı ve belgelerin görevli memurlar vasıtasıyla bilgisayar ortamında kaydı yapılır, tarayıcılardan dijital arşiv ortamında ilgili dosyalarında saklanması sağlanır.

Özel veya tüzel kişiler ile Resmi Kurum ve Kuruluşlara hangi konuda olursa olsun intikal ettirilen evrakın tebligat işlemleri yapılır, memurlar vasıtasıyla, Müdürlükte işlem gören dosyalara, dosya kod numarası verilmesi, işin yazılması, arşive giren ve arşivden çıkan dosyaların arşiv memuru kontrolünde takibinin yapılması sağlanır.

Avans mutemeti iş ve işlemlerini yürütür. (Avans çeker ve kapatır).

Ölçü aletler, Ozalit makinesi, plother v.b. bilgisayarların kâğıt ve bakım ihtiyaçlarını takip ve tedarik edilmesini sağlar.

Düzenli arşiv oluşturulmasını sağlar.

m) Gelen bir evrakın arşivde evveliyatının olup, olmadığı araştırılır,

Sonuçlandırılan ve çıkışı yapılan evrakın dosyasında hıfzı sağlanır, Müdür emriyle, Teftişe, Sayıştaya, Mahkemeye veya Müdürlük dışında bir Resmi Kuruma gönderilecek dosyanın dizi pusulaları yapılır, bu tip dosyaların gölge dosyaları oluşturulur.

Yapılan işlerle ilgili istenildiği an, aylık, haftalık veya yıllık olarak sunum ve raporlar hazırlamak.

Konusu ile ilgili Belediye gelirlerinin ve harcamalarının tahakkuklarını yapmak ve ilgili birime iletmek.

Bu yönetmenlikte hüküm bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde belediye meclisi kararları ve ilgili mevzuatın verdiği görevler yapılır.